CMS – Cyto Management System voor Chemotherapie

Chemotherapie is de behandeling van kanker met medicijnen (Cytostatica) die de celdeling remmen. Er zijn verschillende soorten cytostatica, elk met hun eigen invloed. Vaak worden verschillende combinaties van cytostatica gegeven. Ze kunnen op verschillende manieren worden toegediend. Bijvoorbeeld via een infuus, als tablet of met een injectie. Via het bloed verspreidt de cytostatica zich door het lichaam. Zo kunnen ze op vrijwel alle plaatsen in het lichaam kankercellen bereiken. Soms kunnen cytostatica plaatselijk worden toegediend, bijvoorbeeld in een arm of been of in de lever.

Meestal worden de cytostatica gedurende een aantal uren of dagen toegediend volgens een vastgesteld schema. Soms kan dit in dagbehandeling en soms moet men hiervoor worden opgenomen. Hierna volgt een rustperiode waarin geen cytostatica worden gegeven. Deze rustperiode duurt meestal een aantal weken. Een dergelijke schema van toediening met daarna een rustperiode heet een cytostaticakuur. Zo`n kuur wordt enige malen herhaald. Na een aantal kuren wordt onderzoek gedaan naar het effect van de behandeling.

CMS Onderdelen

CMS® bestaat uit vijf hoofdbestanddelen waarin de filosofie van de “ Closed Loop” is meegenomen. De applicatie kenmerkt zich door gebruikmaking van dynamische  componenten die hun weerslag hebben op de totale gegevensverwerking en optimaliseert de efficiency binnen het totale proces :

  1. Bestandsbeheer
  2. Aanvraag
  3. Planning (zowel opnameplanning als apotheek planning)
  4. Bereiding
  5. Toediening 

CMS Onderdeel Bestandsbeheer

Alvorens met CSM aan de slag te kunnen zijn er een aantal basisgegevens die van belang zijn bij het verdere verloop van het totale programma.

Belangrijke gegevens dienen te worden gevuld zodat hier later gebruik van kan worden gemaakt.

Allereerst zijn daar de protocollen, CMS® kent protocollen voor zowel enkelvoudige componenten, meervoudige componenten, behandelprotocollen (therapiën), anti-amitica protocollen, support protocollen, HSR protocollen en toedienprotocollen. Het voert te ver om al deze protocollen te tonen, hiervoor bestaat een uitgebreide handleiding die wordt meegeleverd bij de aanschaf van het programma.

Het behandelprotocol toont per code de omschrijving,  het aantal cycli en de daarbij behorende cyclus lengte. De totale emetogene activiteit wordt tevens zichtbaar gemaakt op basis van het totaal aantal stoffen en de gebruikte dosering.

Er kan een keuze worden gemaakt om zowel de cytostatica in het protocol op te nemen als ook de comedicatie, de supportmedicatie en de anti emetica protocollen, om een totaal overzicht te krijgen van in te zetten middelen. Tevens kunnen aan het behandelprotocol een of meerdere diagnoses worden gekoppeld, en kan worden aangegeven welke onderzoeken van belang zijn alvorens door te gaan met de behandeling.

Het voorschrijven kan gebeuren op basis van behandelprotocol en/of supportprotocollen zodat ook alle niet chemo gerelateerde aanvragen in de planning kunnen worden meegenomen.

Belangrijke items per stof  worden hier getoond en op basis van de dosis is direct inzichtelijk op welke wijze de dosis wordt berekend. Mediware B.V. streeft ernaar om de labwaarden via een interface met het lab systeem binnen te halen. Per protocol kan tevens worden aangegeven dat een maximering van de lichaamsoppervlakte noodzakelijk is.

Bij de protocollen voor de enkelvoudige componenten (cytostatica) toont het systeem alle relevante gegevens die noodzakelijk zijn bij de bereiding.

Tegelijkertijd is hier vastgelegd welke vloeistoffen en artikelen hierbij gebruikt kunnen worden en welke vloeistof de voorkeur heeft. Per bereidingsprotocol kunnen de toedienweg(en), de aflevervorm(en), de bewaarconditie(s) en de bereidingslocatie worden vastgelegd.

Er kan  gebruik worden gemaakt van een actieve ADT interface om patiëntgegevens over te halen uit het ZIS of anderszins. Deze interface werkt op basis van XML  HL-7.

Aan deze gegevens kunnen en moeten uiteindelijk nog een aantal gegevens worden toegevoegd, afhankelijk van de interface , die van belang zijn bij de verwerking van het totale proces. CMS biedt de klant de mogelijkheid om de cumulatieve dosis en  uitsluitingen zoals allergieën per patiënt bij te houden.

CMS Onderdeel Aanvraag

Het complete proces van aanvragen kan geschieden vanuit de applicatie CMS®   Uiteraard bestaat er ook een mogelijkheid om de aanvraag te doen in het EVS/EPD van het ziekenhuis en deze te koppelen met CMS® . Onze applicatie draagt er in elk geval zorg voor dat de behandelend arts zijn of haar gegevens op een eenvoudige wijze kan invoeren, of laten invoeren.

De opmerkingen van de vorige gift of kuur wordt als eerste getoond.

Daarna kan men de diagnose invoeren en de daarbij behorende DBC, op basis van deze diagnose kan er een keuze worden gemaakt uit een behandelplan of een behandelprotocol

De historie van de patiënt is direct opvraagbaar voor de arts, zodat hij of zij alvorens verder te gaan een totaal overzicht heeft van de reeds uitgevoerde behandelingen.

Nu kan de arts een willekeurige kuur toevoegen aan de patiënt, waarbij de complete kuur direct wordt getoond. Op basis van de lichaamskenmerken en de bloedwaarden kan door het systeem, op basis van diverse formules, zoals Dubois en Dubois, Mosteller,  Cockroft-Gault, MDRD en AUCde dosering berekend worden. Hierbij kunnen door het systeem van te voren bepaalde  reductie voorstellen worden gedaan. De arts heeft de mogelijkheid om  eventuele reductievoorstellen  te herzien, er wordt dan wel om een reden gevraagd die gelogd wordt en inzichtelijk wordt voor degene die de kuur gaat bereiden of toedienen. CMS geeft op basis van het emetogene niveau een standaard voorzet van een anti-emetica protocol. De arts of ander geautoriseerd persoon kan echter een keuze maken uit een alternatief voor de emetogene activiteit van deze kuur. Hetzelfde geldt  voor de premedicatie, de supportmedicatie, de HSR medicatie en de comedicatie.

Na akkoord van de kuur kan de arts zelf een voorstel doen binnen welke termijn de kuur aan moet vangen, of dit overlaten aan zijn of haar assistent(e). De kuur wordt hierbij voorlopig goedgekeurd, en kan daarna door bv een stafarts, of op basis van de labuitslagen definitief worden goedgekeurd.

De kuur wordt vastgelegd in de patiëntplanning en op basis van vrije bedden en of stoelen wordt de totale kuur gepland. De planning wordt na goedkeuring direct gelinkt met de apotheekplanning.
CMS heeft de mogelijkheid om middels informatiebuttons allerlei relevante informatie toe te voegen die geraadpleegd kunnen worden op wens van de gebruiker.

CMS Onderdeel Planning

De applicatie kent 2 vormen van planning. De eerste planning is de opnameplanning van de patiënt, welke eventueel gekoppeld kan worden met het ZIS of de reeds in gebruik zijnde planning.

De tweede planning is de productieplanning binnen de apotheek, die pas kan plaatsvinden na de opnameplanning.

De planning bestaat uit een standaard overall overzicht met de keus om te filteren per patiënt, werkzame stof of afdeling.
Indien men gebruik maakt van de flexibele geavanceerde planning dan kan per dag, per bereidingsruimte en per kast een planning worden vastgelegd.

Nadat de arts en zijn of haar assistenten de kuur hebben goedgekeurd en een termijn hebben gesteld waarbinnen de kuur gestart moet worden komt de kuur in de opnameplanning terecht. Daar kan iemand die zicht heeft op de bedden en of stoelen planning samen met de patiënt een dag en tijdstip inplannen.

Vervolgens verschijnt de kuur binnen de planning van de apotheek. Door gebruik te maken van kleuren ziet men in een oogopslag  welke activiteiten gedaan kunnen worden om de medicatie op tijd bij de patiënt op de afdeling te krijgen. Wijziging in de patiëntplanning werken direct door in de apotheekplanning.

Er wordt direct inzichtelijk gemaakt of de protocollen zijn vrijgegeven, en of de planning reeds is verlopen. Binnen de planning is tevens duidelijk zichtbaar of er direct gestart moet worden met de bereiding, of dat dit nog enige dagen kan wachten.

Standaard overall planning

Geavanceerde flexibele planning per ruimte/kast

CMS Bereiding

De apotheek kan op basis van deze planning een start maken met de bereiding van de totale kuur op basis van de geldende protocollen binnen de apotheek, waarbij rekening wordt gehouden met zowel de expiratietermijnen binnen de apotheek, als ook daarbuiten.

Eventueel kunnen hier nog wijzigingen worden  aangebracht en kan de daadwerkelijke bereiding beginnen. De status van de bereidingen kan door de oncologieverpleegkundigen te allen tijde worden geraadpleegd.

Nadat er in overleg nog eventuele wijzigingen zijn aangebracht  kan de daadwerkelijke bereiding beginnen. Bij de bereiding wordt rekening gehouden met spillage, en een zo efficiënt mogelijk gebruik van materialen. Tevens wordt er rekening gehouden met de maximale houdbaarheid, zowel binnen de apotheek als daarbuiten. De bereidingsafdeling heeft altijd inzage in de originele  aanvraag en kan deze altijd raadplegen.

CMS Vrijgifte

Nadat de bereiding heeft plaatsgevonden wordt het product voorzien van een barcode met de gegevens van het product en volgt, alvorens de uitgifte plaatsvindt, een vrijgifte op basis van alle bekende en geregistreerde gegevens.
Daarna volgt de logistieke afhandeling richting de patiënt op  de afdeling. 

CMS Onderdeel Toediening

De verantwoordelijke verpleegkundige kan nu op basis van een toedieningsprotocol, dat op het scherm getoond wordt en/of geprint, het product aan de patiënt toedienen. Dit toedieningsprotocol is dynamisch gekoppeld  aan de relevante anti-emetica protocollen en aan de relevante supportprotocollen. Het scannen van de patiënt barcode en het scannen van het toe te dienen product, vormt de 2e controle.

CMS Toedieningsprotocol

Om de cirkel compleet te maken zorgt de applicatie ervoor, dat met name de verpleegkundige zijn of haar werk naar behoren uit kan voeren met ondersteuning van een toedieningsprotocol.

Dit protocol is ontwikkeld met medewerking van een aantal oncologische praktijkverpleegkundigen.

Per dag kunnen nu de geplande activiteiten volgens een vast protocol worden getoond, waarbij het einde van een activiteit is gekoppeld aan de start van een nieuwe activiteit.

CMS Meervoudige componenten

Om zo efficiënt mogelijk om te gaan met de in te zetten middelen is CMS  geschikt om zowel de afhandeling te doen van de enkelvoudige componenten als de meervoudige componenten (andere steriele bereidingen en TPV). Deze efficiency zet zich voort doordat er op eenvoudige manier een koppeling gemaakt kan worden met WeegIT de weegapplicatie van Mediware B.V.

Op deze wijze kunnen de diverse bereidingsunits gebruik maken van één applicatie voor zowel voorraad als patiëntgerichte bereidingen. 

CMS Closed Loop

Strenge GMP eisen en de steeds uitgebreidere complexiteit van de medicijnen en therapieën betekenen dat er steeds meer gekeken wordt naar het totale proces  om de veiligheid van de patiënt en medewerkers te kunnen garanderen.
Het volstaat niet meer om alleen het proces van bereidingen te optimaliseren, maar het totale proces van aanvraag tot toediening te controleren.

Het totale proces wordt binnen CMS dan ook vanaf het moment van aanvraag tot aan het moment van toediening compleet ondersteund middels een door de organisatie bepaalde workflow.

Ieder stap wordt gelogd met datum, tijd en medewerker, waardoor zowel tijdens het proces als ook daarna altijd inzichtelijk kan worden gemaakt of het proces volgens de geldende procedures is verlopen. 

CMS® Beslismomenten

De applicatie kent op diverse niveaus de nodige beslismomenten die de gebruiker uiteindelijk helpen om een juiste beslissing te nemen. Nadat de eerste cyclus van de therapie is afgewerkt, is er sprake van een beslismoment en kan er een keuze worden gemaakt om de therapie voort te zetten of te veranderen naar een andere therapie  binnen het behandelplan al naar gelang het behaalde of niet behaalde resultaat.

Ditzelfde geld voor het toedienprotocol, waarbij diverse beslismomenten de verpleegkundige zal helpen om het juiste protocol te kiezen op basis van de resultaten. 

CMS Ziekenhuisbreed

De applicatie is Ziekenhuis breed inzetbaar. De voorschrijver kan op geheel eigen manier gebruik maken van de applicatie en daarna het stokje overgeven aan de oncologie planning. Vanaf het moment dat de oncologie afdeling de planning heeft vrijgegeven, wordt de planning geactiveerd binnen de apotheek en kan er een start worden gemaakt met de daadwerkelijke productie.

Zodra het product is vrijgegeven en logistiek is verwerkt, kan de oncologieverpleegkundige op basis van een geavanceerd toedieningsprotocol starten met de daadwerkelijke  toediening.

De tijden die worden gebruikt in het toedieningsprotocol zijn gekoppeld aan de bereidingsplanning.

CMS Validatie

Als onderdeel van de aanschaf van de Mediware B.V. producten, biedt Mediware B.V. de mogelijkheid aan tot ondersteuning bij het valideren van de producten binnen de omgeving van haar klanten. Hiervoor kan Mediware B.V. samen met haar partner Rescop een validatie framework leveren, gebaseerd op de GAMP methode, waarin op basis van templates de volgende validatie documentatie aangeleverd wordt:

Daarnaast kan er ondersteuning worden gegeven bij de uitvoering van de validatie middels het bovengenoemde framework. De invulling van ondersteuning zal in onderling overleg worden gedaan om zo aan te sluiten bij de reeds aanwezige capaciteit en expertise binnen de klantenkring.